【ポジション概要】

日本人Managing Directorの秘書兼事業運営コーディネーターとして、日本本社との連絡、輸出入関連の調整、出張者対応、社内情報の収集、ブランド専門店の運営支援、取締役会関連業務など、幅広い業務を担当する。
一般的なスケジュール管理中心の秘書職ではなく、MDとともに会社の課題を整理し、関係部署と連携しながら改善を進めるポジション。
設立から年数の浅い組織であるため、担当範囲を限定せず、複数の業務を同時に進められる方を求める。

【主な職務内容】

1．日本本社との連絡・調整

・日本本社との製品発注に関する連絡
・製品価格および納期に関する確認・調整
・製品輸入に関する問い合わせ対応
・修理品に関する連絡および進捗確認
・日本本社から提供される製品情報のインド側への展開
・日本本社への送金に関する社内調整
・ロイヤリティ関連資料の作成および報告
・日本本社への各種報告
・日本側関係者とインド側関係部署との橋渡し

2．MDの業務サポート

・MDが担当する業務全般の支援
・MDのスケジュール管理
・社内外の打ち合わせの日程調整
・会議の準備および関係者への連絡
・日本への郵便物および書類の発送
・必要事項のフォローアップ
・社内関係部署からの情報収集
・MDへの報告資料の取りまとめ
・課題の整理および改善対応の支援

3．日本からの出張者対応

・出張者の受け入れ業務
・ホテルの予約
・空港送迎およびインド国内の移動手段の手配
・食事の手配
・会議や訪問先の調整
・必要に応じた通訳対応
・出張者とインド側関係者との連絡
・スケジュールおよび注意事項の伝達
・空港での出迎え

4．取締役会・会社法関連の調整

・取締役会開催時のスケジュール調整
・会議関係者への連絡
・必要書類および情報の取りまとめ
・Company Secretaryとの文書のやり取り
・Company Secretaryへの必要情報の提供
・社内承認や署名手続きのフォローアップ

※法務判断や会社法上の専門業務を担当するかは要確認。

5．ブランド専門店の運営支援

・ブランド専門店における管理業務
・新製品導入に関する調整
・マーケティング施策の実施支援
・販促イベントの企画および運営支援
・英語による販売レポートの作成
・販売実績や課題の取りまとめ
・経営幹部への月次報告
・店舗および関係部署との連携

6．航空輸送・輸入関連の調整

・航空便に関するフォワーディング会社への見積依頼
・複数の見積内容の確認および社内共有
・輸入スケジュールに関するフォワーダーとの連絡
・輸入貨物に関する日本本社および社内関係部署との調整
・輸送状況および納期の確認
・問題発生時の関係者への報告

※輸出入書類の作成業務は原則として含まれない。
※通関業者やフォワーダーへの指示範囲は要確認。

7．PR・コラボレーション窓口

・日系企業からのPRおよびコラボレーションに関する問い合わせ対応
・学校や教育機関等からの製品に関する問い合わせ対応
・問い合わせ内容の整理
・社内関係部署への確認
・回答内容および対応スケジュールの調整
・イベントや製品提供に関する社内調整

8．社内情報の収集・取りまとめ

・営業部門から販売見込み情報を収集
・品質管理部門から品質関連レポートを受領
・生産部門から日系企業向けオーダーの進捗を確認
・関係部署から必要情報を収集
・収集した情報の整理およびMDへの報告
・対応が必要な課題のフォローアップ

9．輸出先企業への対応

・輸出先企業との製品に関する連絡
・英語による問い合わせ対応
・受注内容の確認
・オーダー対応
・出荷スケジュールの確認および調整
・社内の営業、生産、物流部門との連携
・出荷状況のフォローアップ

10．その他

・MDから依頼された業務への対応
・社内外の会議運営支援
・会社運営上の課題整理
・業務フローの改善
・部門間のコミュニケーション支援
・その他、事業運営に関連する業務

不問